Jumat, 23 Desember 2011

Cara Mendeteksi Tanda-tanda Penipuan di Departemen Pembelian

http://image.shutterstock.com/display_pic_with_logo/93416/93416,1205637689,1/stock-photo-money-trap-gold-coin-being-taken-from-a-rat-trap-10411165.jpg






  •   1
    Perhatikan omset berlebih
    Perhatikan perilaku yang tidak biasa di antara karyawan Anda. Stres atau sakit sering dapat memicu perilaku kriminal. Mendeteksi penipuan dengan mengawasi penyimpangan keuangan dalam kehidupan Anda karyawan pribadi. Utang dalam dan kebiasaan mahal sering bendera merah ketika mencari penipuan.


  • 2
    Perhatikan omset berlebihan antara vendor. Vendor switching lebih sering maka diharapkan dalam industri Anda sering memberikan bendera merah yang mungkin terjadi kecurangan di departemen pembelian. Tanyakan karyawan Anda mengapa vendor diganti, jika Anda mencurigai ada penipuan menghubungi vendor pribadi dan bertanya tentang pengalaman mereka dengan perusahaan Anda.



  • 3
    Tersangka penipuan jika pesanan pembelian secara konsisten hilang, diubah atau jika salinan catatan hanya tersedia. Selidiki jika biaya pembelian rutin naik melampaui biaya inflasi atau tanpa peningkatan kegiatan usaha.



  • 4
    Selidiki pembelian yang tidak biasa dilakukan oleh bagian pembelian. Tanyakan mengapa, kapan dan bagaimana pembelian itu dibuat dan melacak di mana dalam perusahaan pembelian yang tidak biasa disampaikan.




  • 5
    Periksa apakah kontrak pembelian penipuan diberikan untuk memilih perusahaan-perusahaan tanpa tender yang kompetitif oleh vendor lainnya. Menanyakan mengapa hanya vendor pilih sedang digunakan. Menanyakan vendor masa lalu mengapa mereka merasa mereka tidak lagi digunakan.



  • 6
    Mendeteksi bendera merah penipuan dengan mengeksplorasi perilaku bisnis yang tidak teratur di departemen pembelian Anda. Jika isu-isu serius penipuan muncul, menyewa auditor untuk meninjau catatan departemen pembelian dan praktek bisnis.

  • Pentingnya SOP (Standard Operating Procedure) pembelian

    Pentingnya SOP (Standard Operating Procedure)

    Keberadaan SOP (Standard Operating Procedure) sangat penting bagi operasional suatu perusahaan. Dengan SOP kita bisa mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin terjadi dalam menjalankan bisnis kita.

    SOP ini harus kita perjuangkan sejak kita mendirikan perusahaan. Pada tahap awal sop ini terlihat sederhana, tetapi seiring dengan perjalanan menjalankan bisnis kita akan semakin memperlengkapi sop kita.

    SOP akan memberi arah bagi staf perusahaan dalan menjalankan pekerjaannya. Dengan adanya SOP maka karyawan mengetahui lingkup pekerjaannya. Dengan kejelasan ruang lingkup ini, maka job description akan jelas sehingga tidak tumpang tindih. Dengan demikian maka kinerja staf perusahaan akan terjaga dengan baik.

    SOP ini bisa kita bagi ke dalam berbagai bidang misalnya:

    1. SOP dalam menangani calon client
    2. SOP dalam mengerjakan project
    3. SOP layanan purna jual
    4. SOP quality control
    5. SOP keuangan
    6. SOP penanganan barang dan lain-lain
    7. Karena sop ini memakai berbagai skill yang dimiliki beberapa staf, maka kita bisa membagi sub- sub tersebut kepada staf yang memiliki keahlian sesuai bidangnya.

    SOP ini harus terus dievaluasi dan dikembangkan. Dalam periode tertentu minimal 6 bulan sekali SOP harus dievaluasi dan diperbarui untuk perbaikan kinerja perusahaan secara menyeluruh.

    CONTOH SOP Osaka Gas Co,Ltd.
    Terima kasih kepada 大阪瓦斯株式会社 Osaka Gas Co,Ltd.
    2. Details of purchasing procedure
    The specifications and number/quantity and delivery of equipment, devices and materials are determined by the department(s) that will be using the product(s) or materials. The Purchasing Department conducts purchase activities based on purchase requests submitted by the/these department(s).
    The Purchasing Department, at its sole discretion, selects companies from which estimates will be sought. Suppliers are selected from the files of "Companies with Previously Established Business Relationships", "Companies from Which Estimates Can Be Requested" and "Products and Suppliers". Selection is made by comprehensivly evaluating such factors as the quality and performance of the equipment, device(s) or materials to be purchased, compatibility with existing facilities, degree of reliability, product requirements including safety, delivery time, the scale of the order, after-sale service and the company's previous business record. As a rule, Osaka Gas asks several companies to submit estimates. However, only one company may be specified for estimate submission in such special cases as those concerned with industrial property rights, those requiring maximum levels of safety that only one specific supplier can ensure, cases where only one specific supplier can assure compatibility with existing facilities, or in case of urgency.
    As a rule, when requesting an estimate from a company that it has selected, Osaka Gas will set out a specification from listing Osaka Gas's requirements in respects of quality, performance standard, size, inspection and method of inspection. The selected companies will be asked to submit cost estimates and specifications to Osaka Gas prior to a specified date.
    Specification sheets submitted by potential suppliers at their own expense are checked by the Purchasing Department and the department(s) that will be using the product(s), in order to determine whether the required standards are met by the product(s). All products must pass this examination. During this process, Osaka Gas may request additions or changes to the specifications.
    After valid cost estimates and specifications have been comprehensively evaluated in respect of price, technical requirements, etc. Osaka Gas will commence negotiation with the company with the most attractive proposal to discuss the amount of the contract and other terms and conditions. The selection of such a company shall be made by Osaka Gas at its sole discretion. Contract terms and conditions will be decided upon mutual agreement.
    The business will be established upon conclusion of a contract, in the form of a written document if necessary. The obligations and liabilities of Osaka Gas arise only when such contract is concluded.
    Delivery dates specified in the contract must be strictly observed. Precise details of the delivery schedule will be agreed between the supplier and the relevant department(s) of Osaka Gas. Delivered equipment, device(s) or materials must pass inspections conducted by the relevant department(s) of Osaka Gas. When deemed significant, an interim inspection may be conducted during the manufacturing process.
    Payment will be made according to the payment terms specified in the contract.

    MENENTUKAN MATERIAL PIPA

    Untuk menentukan material pipa, terutama untuk industri, faktor yang paling penting adalah fluida apa yang mengalir didalamnya. Selain itu, kondisi luar dari pipa juga mempengaruhi. Dan terakhir, tentu saja sisi ekonomi juga menjadi dasar pemilihan material. lihat Pipe Distributor

    Pipa dapat dibagi menjadi 2 bagian besar. Pipa dari logam dan non-logam. Logam terdiri dari carbon steel, stainless steel, aluminium, nickel dan lainnya. Berikut ini adalah contoh dalam desain pipa untuk pabrik industri gas alam, minyak, atau pabrik kimia lainnya.

    Pertama, proses harus menghitung apa dan berapa banyak macam kandungan yang akan melewati pipa. Pada dasarnya, semua pipa untuk proses biasanya harus memakai pipa logam dan dimulai dari material carbon steel yang paling murah.

    Akibat aliran fluida, bagian dalam pipa mengalami korosi, dan salah satu cara untuk menetapkan kecepatan korosi adalah memakai grafik de Waard – Milliams nomograph. Grafik ini membantu untuk menentukan berapa kecepatan korosi (mm/tahun) yang disebabkan adanya kandungan CO2 dalam fluida.

    Problem disebabkan korosi dapat diatasi dengan menambah ketebalan pipa sebesar kecepatan korosi dikali tahun lamanya pabrik didesain. Tetapi, jika total ketebalan yang dibutuhkan untuk mengatasi korosi itu terlalu tebal, pipa akan menjadi sangat tebal dan tidak efektif dalam pembangunannya.

    Selain korosi, suhu fluida juga menentukan material pipa. Semakin rendah suhu, logam akan menjadi mudah mengalami retakan. Ini karena sifat brittle (getas)  logam bertambah pada suhu rendah . Stainless steel merupakan salah satu yang tahan akan suhu rendah. Karena itu, untuk cryogenic service (fluida dengan suhu operasi dibawah -196 degC) stainless steel adalah material yang cocok dibandingkan dengan carbon steel.

    Stainless steel sering disebut juga corrosion resistance alloy (campuran logam tahan korosi) dan tentunya lebih mahal dibandingkan carbon steel. Stainless steel bisa dibagi menjadi beberapa jenis, contohnya austenitic, feritic, martenistic, duplex dan high alloy stainless steel (campuran tinggi logam stainless steel). Sayangnya, stainless steel tidak tahan terhadap semua jenis korosi, terutama korosi yang disebabkan oleh klorida, sulfida serta fluida asam (sour fluid) lainnya.

    Untuk sistem pipa yang mengalirkan fluida asam (piping system for sour service) biasanya di desain berdasarkan standar NACE (National Association of Corrosion Engineers) MR0175. Mulai tahun 2003, standar NACE MR0175 bersatu dengan ISO 15156 dan yang memiliki syarat desain yang sulit dibandingkan edisi tahun sebelumnya.

    Semakin tahan terhadap berbagai korosi, semakin mahal harga material tersebut. Untuk mengurangi biaya, pengaplikasian cladding atau overlay merupakan salah satu alternatif. Misalnya menggunakan pipa dari carbon steel dengan dilapisi logam mahal pada bagian dalamnya saja yang bersentuhan langsung dengan fluida sumber korosi akan bisa menekan biaya tanpa mengurangi ketahanan terhadap korosi.

    Pemilihan material ini bukan hanya untuk pipa, tetapi juga berlaku untuk bejana (vessel), katup (valve) dan elemen pipa lainnya. Untuk katup, walaupun material dari badan katup bisa memakai carbon steel, tetapi bagian dimana korosi tidak diperbolehkan untuk menjaga kemampuan katup untuk menyekat (sering disebut sebagai trim, seperti bagian valve seat, stem dan lainnya), maka penggunaan stainless steel atau logam tahan korosi lainnya menjadi keharusan.